Regulamin imprezy „Snowfall Ponymeet 2023”

Postanowienia ogólne

1. Impreza „Snowfall Ponymeet 2023” jest organizowana przez Stowarzyszenie Bronies Silesia, z siedzibą ul. Poprzeczna 27 w Rybniku. Stowarzyszenie jest wpisane do rejestru pozycji KRS w rejestrze stowarzyszeń prowadzonego przez X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000676435, NIP 6423201849, REGON: 36719896300000. Organizatorami wspierającymi są grupy C-M-C oraz D’n’A.
   
2. Impreza „Snowfall Ponymeet 2023” odbywa się na terenie Miejskiego Domu Kultury „Koszutka”, Filia „Dąb” mieszczącego się przy ulicy Krzyżowej 1 w Katowicach w dniu 18.03.2023 w godzinach 10:00 do 18:00.
   
3. Impreza ma charakter zamknięty. Udział w nim mogą wziąć osoby mające zgodę Organizatorów na wstęp i przebywanie na terenie Imprezy na ustalonych przez Organizatorów warunkach. Osoby te zwane są dalej Uczestnikami. Na terenie Imprezy mogą przebywać pracownicy instytucji, w której się on odbywa, na zasadach określonych indywidualnie przez Organizatora.
   
4. Impreza „Snowfall Ponymeet 2023” jest imprezą kulturalną w rozumieniu Ustawy z 25 października 1991 r. o Organizowaniu i Prowadzeniu Działalności Kulturalnej (Dz. U. 01.13.123 z późn.. zm.) i nie podlega przepisom Ustawy o Bezpieczeństwie Imprez Masowych z dnia 20.03.2010 (Dz. U. Nr 62 poz. 504).
   
5. Wydarzenie nie stanowi wypoczynku organizowanego w rozumieniu Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2019 r. poz. 1481, 1818 i 2197).
   
   

   Akredytacja

    

6. Impreza jest wydarzeniem niekomercyjnym. Uiszczane opłaty akredytacyjne w formie cegiełek przeznaczone są na pokrycie kosztów organizacji wydarzenia oraz działalność statutową stowarzyszenia.
   
7. Każdy Uczestnik wydarzenia jest zobowiązany do uiszczenia opłaty akredytacyjnej. Wysokość opłaty akredytacyjnej na miejscu jest zmienna w zależności od rodzaju wykupionej cegiełki i wynosi kolejno:
   a) 30 PLN za możliwość uczestnictwa w imprezie
   b) 30 PLN za możliwość uczestnictwa w imprezie rodziny (rodzice / rodzic + dziecko). Za każde kolejne dziecko należy doliczyć 5 PLN do ceny cegiełki.
   
8. Wysokość opłaty akredytacyjnej wniesionej na konto stowarzyszenia jest zmienna w zależności od rodzaju wykupionej cegiełki i wynosi kolejno:
   a) 25 PLN za możliwość uczestnictwa w imprezie,
   b) 100 PLN za możliwość uczestnictwa w imprezie oraz otrzymania pamiątkowych upominków,
   
9. Opłata akredytacyjna w przypadku zakupu wejściówki w internetowym systemie sprzedaży wejściówek musi zostać uiszczona w czasie 7 dni od momentu potwierdzenia rezerwacji w systemie. Płatności dokonać można przy użyciu systemu Przelewy24 zintegrowanego z internetowym systemem sprzedaży wejściówek lub poprzez przelew bankowy.
   
10. Po zakupie wejściówki (uiszczeniu opłaty akredytacyjnej) w internetowym systemie sprzedaży wejściówek lub na wydarzeniu, zgodnie z art. 38 pkt 12 ustawy z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta (t.j.Dz.U. z 2020 r. poz. 287, ze zm.), Uczestnikowi nie przysługuje prawo odstąpienia od umowy bez podawania przyczyny, o którym mowa w art. 27 ustawy z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta.
    
11. W wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość zwrotu wejściówki (pełnej opłaty akredytacyjnej, jeżeli zostanie zgłoszona na 7 dni przed imprezą) lub części (75% pełnej opłaty akredytacyjnej – wiąże się to z poniesieniem przez organizację kosztów operacyjnych przy organizacji imprezy) wysyłając odpowiednią reklamację na adres [email protected] wraz z numerem opłaconej wejściówki.
    
12. Osoby niepełnoletnie zobowiązane są zobowiązane dostarczenia zgody rodzica lub opiekuna prawnego. Zgoda rodzica .pdf:  Zgoda opiekuna na uczestnictwo 2023.pdf. Uczestnicy poniżej 12 roku życia mają wstęp na teren imprezy tylko pod opieką osoby pełnoletniej.
    
13. Osoby cierpiące na choroby przewlekłe zobowiązane są posiadać cały czas przy sobie kartę kontaktową ICE w razie wystąpienia medycznej konieczności.
    
14. Organizator zastrzega sobie prawo do sprawdzenia dokumentu poświadczającego tożsamość i wiek uczestnika.
    
15. Organizator zastrzega sobie prawo do obniżenia opłaty lub zwolnienia od niej wybranych uczestników Imprezy.
    
16. Potwierdzeniem zakupienia cegiełki jest otrzymanie Identyfikatora. Dowodem na prawo do przebywania na terenie Imprezy jest identyfikator, wydawany każdemu uczestnikowi przy wejściu na imprezę. Przez cały czas trwania wydarzenia powinien być on noszony w widoczny miejscu oraz okazywany na polecenie organizatorów oraz najemcy budynku.
    
17. Organizatorzy wydarzenia “Snowfall Ponymeet 2023” przetwarzają dane osobowe takie jak imię, nazwisko, pseudonim oraz miasto. Przetwarzanie tych danych jest koniecznie i wymagane w procesie akredytacji na wydarzenie. Uczestnik zostanie poinformowany o konieczności udzielenia takiej zgody podczas akceptacji niniejszego regulaminu. Pobierane dane służą tylko i wyłącznie do ewidencji i zapewnienia bezpieczeństwa na wydarzeniu i są przetwarzane zgodnie z Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych. (Dz.U. 2018 poz. 1000).
    

    Porządek i bezpieczeństwo

     

18. Rejestracja, podpisanie listy uczestników, oraz zakupienie cegiełki na rzecz stowarzyszenia jest jednoznaczne ze zgodą na przestrzeganie niniejszego regulaminu.
    
19. Nieznajomość regulaminu nie zwalnia z jego przestrzegania. Uczestnik ma obowiązek zapoznać się z regulaminem przed imprezą, lub w chwili wejścia na teren imprezy.
    
20. Nieprzestrzeganie regulaminu imprezy lub regulaminu BHP i PPOŻ budynku w którym impreza się odbywa, lub zachowanie niezgodne z ogólnie przyjętymi normami współżycia społecznego powodujące zagrożenie dla mienia, zdrowia, bądź życia własnego, bądź innych uczestników, lub nieprzestrzeganie prawa może skutkować usunięciem z terenu imprezy jak i pociągnięciem do odpowiedzialności cywilno prawnej.
    
21. Organizatorzy nie zapewniają ubezpieczenia uczestników od następstw nieszczęśliwych wypadków. Każda osoba biorąca udział w imprezie powinna posiadać ubezpieczenie we własnym zakresie.
    
22. Każdy uczestnik imprezy zobowiązany jest do noszenia identyfikatora w widocznym miejscu, a w razie jego zgubienia o bezzwłoczne zgłoszenie tego faktu Organizatorom imprezy celem wydania duplikatu identyfikatora. Duplikat będzie wydany tylko raz, w razie ponownego zagubienia duplikat wydawany będzie za kwotę 5 PLN.
    
23. Ze względu na realizowanie przez Miejski Dom Kultury „Koszutka”, Filia „Dąb” ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących ochronie odbiorców energii elektrycznej, zabrania się wykorzystania energii elektrycznej w budynku bez wiedzy organizatorów. Złamanie punktu może doprowadzić do usunięcia z terenu imprezy.
    
24. Na teren imprezy zabrania się wnoszenia i posiadania jakiejkolwiek broni – w tym białej – i innych przedmiotów uznanych za niebezpieczne w rozumieniu Ustawy z dnia 21 maja 1999 r. o Broni i Amunicji (Dz. U. Z 2004 r. nr 52 poz. 525, z późn. zm.). Zidentyfikowanie takiego rodzaju narzędzi skutkuje natychmiastowym usunięciem osoby z terenu imprezy.
    
25. Repliki broni wykorzystywane jako rekwizyty podczas trwania atrakcji mogą zostać wniesione na teren imprezy tylko za zgodą Organizatorów. Zostanie ona oznaczona kolorową taśmą.
    
26. Na terenie imprezy „Snowfall Ponymeet 2023” oraz terenie bezpośrednio przylegającym do Miejskiego Domu Kultury „Koszutka”, Filia „Dąb” Na terenie Imprezy obowiązuje całkowity zakaz palenia oraz posiadania i spożywania środków psychotropowych, alkoholu oraz innych używek.
    
27. W razie podejrzenia o wnoszenie rzeczy zabronionych na teren Imprezy, uczestnik powinien dobrowolnie okazać zawartość torby/plecaka ochronie.
    
28. W razie odmowy dobrowolnego okazania zawartości plecaka/torby, Organizator zastrzega sobie możliwość usunięcia uczestnika z terenu Imprezy bez zwrotu akredytacji. Na żądanie i koszt osoby podejrzewanej o złamanie pkt 20 i 21 niniejszego regulaminu, istnieje możliwość wezwania Policji do wyjaśnienia sprawy.
    
29. Osoby nietrzeźwe, agresywne, stwarzające zagrożenie dla uczestników imprezy, oraz osoby celowo utrudniające realizowanie programu imprezy „Snowfall Ponymeet 2023” mogą zostać usuwane z terenu imprezy.
    
30. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy zgubione, uszkodzone, utracone, bądź pozostawione bez opieki podczas trwania imprezy. Po imprezie na stronie wydarzenie w razie znalezienia rzeczy pojawi się spis takowych przedmiotów w celu zwrócenia ich właścicielom na ich koszt.
    
31. Organizatorzy Imprezy „Snowfall Ponymeet 2023” mają prawo do brania udziału w konkursach i atrakcjach imprezy.
    
32. W celu wystawienia stoiska należy przekazać na rzecz stowarzyszenia darowiznę o wartości 60zł w formie gotówki (zakup cegiełki) lub towaru z przeznaczeniem na cele statutowe (nagrody na konkursy) zgłoszenie chęci podjęcia współpracy należy zgłosić poprzez formularz znajdujący się na stronie www wydarzenia.
    
33. Organizacja imprezy „Snowfall Ponymeet 2023” nie ponosi odpowiedzialności za stan prawny wystawców. Dodatkowe informacje można uzyskać w „Regulaminie Stoisk”.
    

    Postanowienia końcowe

34. Organizator rezerwuje sobie prawo do używania wizerunków uczestników Imprezy (zdjęcia, wideo i inne) w celach promocyjnych bez konsultacji z zainteresowanymi osobami, mając na uwadze ich dobro i godność osobistą.
    
35. Nieznajomość Regulaminu nie zwalnia z ponoszenia konsekwencji, wynikających z jego nieprzestrzegania.
    
36. Powyższy regulamin obowiązuje wszystkich Uczestników Imprezy, a w tym zaproszonych Gości, przedstawicieli Prasy, Wystawców, Ochrony, Twórców Programu, Obsługę wydarzenia oraz Organizatorów.
    
37. Każdy uczestnik jest zobowiązany do zapoznania się z niniejszym Regulaminem i do jego przestrzegania.
    
38. Każdy uczestnik jest zobowiązany ponadto do przestrzegania regulaminu Miejskiego Domu Kultury „Koszutka”, Filia „Dąb”, wraz ze sposobami i realizowaną ustawą o szczególnych rozwiązaniach służących ochronie odbiorców energii elektrycznej.
    
39. Ostateczna interpretacja niniejszego Regulaminu należy do Organizatora.
    
40. We wszystkich przypadkach spornych, bądź nie uwzględnionych w tym regulaminie decydujący głos mają główni organizatorzy imprezy.

Regulamin Prelegentów
„Snowfall Ponymeet 2023”

1. Zgłoszenie chęci przeprowadzenia atrakcji na imprezie „Snowfall Ponymeet 2023” powinno zostać wysłane na [email protected] w temacie wpisując „Snowfall Ponymeet 2023 – atrakcje” lub wykorzystując aplikację Google Forms. Wiadomość powinna zawierać następujące informacje:
   • Imię, nazwisko oraz nick osoby zgłaszanej,
   • Numer telefonu,
   • Nazwę proponowanej atrakcji,
   • Przybliżenie tematyki atrakcji,
   • Ilość przewidywanego czasu na atrakcję,
   • Czego będziesz potrzebował do poprowadzenia atrakcji (laptop, rzutnik, sprzęt malarski, etc.).

    

2. Wysłanie zgłoszenia jest równoznaczne z zapoznaniem się i akceptacją polityki prywatności Stowarzyszenia.
3. Zgłoszona atrakcja nie może zawierać treści dotyczącej tematyki pornograficznej, nadmiernej przemocy lub niezgodnej z obowiązującymi przepisami prawa. Niedostosowanie się do tego punktu może skutkować usunięciem z terenu imprezy.
4. Zatwierdzenie atrakcji i jej przeprowadzenie uprawnia do zwrotu opłaty akredytacyjnej. W zależności od długości poprowadzonych atrakcji (30 min+ zwrot w wysokości 50% standardowej wejściówki; 1h+ zwrot w wysokości 100% standardowej wejściówki).
5. Organizatorzy zwracają opłatę akredytacyjną za poprowadzenie atrakcji w punkcie akredytacji tylko i wyłącznie podczas trwania imprezy.
6. Nagłośnienie, tablice, rzutniki oraz inne materiały są zapewnione przez Organizatorów w miarę możliwości.
7. Organizatorzy nie biorą odpowiedzialności za sprzęt własny wykorzystany w celu organizacji atrakcji.
8. Prelegentowi przysługuje po odbyciu zaproponowanej atrakcji możliwość posiłku w postaci ciepłej kawy/herbaty oraz poczęstunku.
9. Prelegenci zobowiązani są do przestrzegania regulaminu głównego imprezy.
10. Jakakolwiek próba obejścia któregokolwiek punktu regulaminu skutkuje natychmiastowym usunięciem z imprezy.
11. Organizatorzy zapewniają rozpatrzenie każdego skutecznie otrzymanego zgłoszenia w terminie do 7 dni roboczych od jego otrzymania, jednakże nie gwarantują jego przyjęcia.
12. Ostateczna lista prelegentów i zgłoszonych atrakcji zostanie zamknięta dnia 4.03.2023r o godzinie 23:59.

Wersja: 14.02.2023

Regulamin Wolontariuszy
„Snowfall Ponymeet 2023”

1. Zgłoszenie chęci zostania wolontariuszem na imprezie „Snowfall Ponymeet 2023” powinno zostać wysłane na [email protected] w temacie wpisując „Snowfall Ponymeet 2023 – wolontariusz” lub wykorzystując aplikację Google Forms. Wiadomość powinna zawierać następujące informacje:
   • Imię, nazwisko oraz nick osoby zgłaszanej,
   • Numer telefonu,

    

2. Wysłanie zgłoszenia jest równoznaczne z zapoznaniem się i akceptacją polityki prywatności Stowarzyszenia.
3. Przepracowanie min. 4h uprawnia do zwrotu opłaty akredytacyjnej w wysokości 100% standardowej wejściówki.
4. Organizatorzy zwracają opłatę akredytacyjną za poprowadzenie atrakcji w punkcie akredytacji tylko i wyłącznie podczas trwania imprezy.
5. W skład obowiązków wolontariusza wchodzą:
   • pomoc uczestnikom imprezy
   • udzielanie informacji uczestnikom imprezy
   • przygotowanie terenu imprezy oraz pomoc po jej zakończeniu
   • utrzymanie porządku na terenie imprezy
   • wykonywanie poleceń oraz zadań przydzielonych przez koordynatora wolontariuszy

    

6. Wolontariuszowi przysługuje po odbyciu 2h pracy możliwość posiłku w postaci ciepłej kawy/herbaty oraz poczęstunku.
7. Wszyscy wolontariusze zobowiązani są do przestrzegania regulaminu głównego imprezy.
8. Jakakolwiek próba obejścia któregokolwiek punktu regulaminu skutkuje natychmiastowym usunięciem z imprezy.
9. Organizatorzy zapewniają rozpatrzenie każdego skutecznie otrzymanego zgłoszenia w terminie do 7 dni roboczych od jego otrzymania, jednakże nie gwarantują jego przyjęcia.

Wersja: 14.02.2023

Regulamin Wystawców
„Snowfall Ponymeet 2023”

1. Zgłoszenie chęci zostania wystawcą na imprezie „Snowfall Ponymeet 2023” powinno zostać wysłane na [email protected] w temacie wpisując „Snowfall Ponymeet 2023 – wystawca” lub wykorzystując aplikację Google Forms. Wiadomość powinna zawierać następujące informacje:
   • Imię, nazwisko oraz nick osoby zgłaszającej stoisko,
   • Nazwę zgłaszanego stoiska,
   • Numer telefonu,
   • Przybliżona tematykę stoiska
   • Ilość potrzebnych stolików oraz inne wymagania

    

2. Wysłanie zgłoszenia jest równoznaczne z zapoznaniem się i akceptacją polityki prywatności Stowarzyszenia.
3. Wystawca oświadcza, że prowadzi wystawę lub sprzedaż artykułów zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i używa jedynie wzorów oraz grafik zgodnie z Ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. 1994 nr 24 poz. 83).
4. Wystawienie stolika jest możliwe po przekazaniu na rzecz Stowarzyszenia darowizny o wartości 60zł w formie gotówki (zakup cegiełki) lub towaru z przeznaczeniem na cele statutowe (nagrody na konkursy) za każdy zajmowany stolik. Forma darowizny ustalana jest indywidualnie.
5. Opłata za stoisko nie pokrywa opłaty akredytacyjnej.
6. Wystawcy zobowiązani są do uprzątnięcia stoisk do godziny 18:20.
7. Organizatorzy nie biorą odpowiedzialności za towar wystawiany na stoiskach, jak również za jakiekolwiek mienie wystawcy.
8. Towar wystawiany na stoiskach wysyłany kurierem przed imprezą nie będzie odbierany. Kurier z takim towarem będzie odesłany bez przyjęcia przesyłki. Nie ma też możliwości pozostawienia po imprezie towaru do odebrania przez kuriera.
9. Towar wystawiany na stoiskach nie może zawierać treści dotyczących tematyki pornograficznej, nadmiernej przemocy oraz niezgodnej z obowiązującym prawem. Zauważanie takiego towaru na stoisku może skutkować usunięciem stoiska z terenu konwentu.
10. Organizatorzy zapewniają możliwość umieszczenia banerka reklamowego (o wymiarach 220x100px) stoiska na stronie imprezy. Banerek do wyświetlenia powinien być przesłany drogą mailową dopiero po potwierdzeniu przyjęcia stoiska.
11. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania regulaminu głównego imprezy.
12. Jakakolwiek próba obejścia punktów regulaminu skutkuje możliwością usunięcia stoiska z imprezy.
13. Organizatorzy zapewniają rozpatrzenie każdego zgłoszenia w terminie do 7 dni roboczych, jednakże nie gwarantują jego przyjęcia.
14. Ostateczna lista stoisk zostanie zamknięta 4.03.2023r o godzinie 23:59.

Wersja: 14.02.2023

Polityka prywatności
Stowarzyszenia Bronies Silesia

Kliknij tutaj - Polityka prywatności

Kontakt

Kontakt Organizacja Snowfall Ponymeet 2023
[email protected]

Krzysztof „The Silver Cheese” Mańka
Koordynator Organizatorów
Tel. 665 345 227
mail: [email protected]

Krzysztof „The Silver Cheese” Mańka
Prezes Stowarzyszenia, Organizator
mail: [email protected]